Fakturametoden vs kontantmetoden: Vilken skall man välja?
När du startar ett företag ställs du inför många val, och ett av de viktigaste är hur du ska sköta din bokföring. Ska du välja fakturametoden eller kontantmetoden? Båda har sina fördelar och nackdelar, men vilken passar bäst för just ditt företag? I den här artikeln reder vi ut skillnaderna och hjälper dig att hitta den metod som är enklast och mest praktisk för din verksamhet.
Faktura eller kontantmetoden?
Med fakturametoden bokför du två gånger, när fakturan skickas och när betalningen har skett, medans med kontantmetoden bokför man endast en gång när betalningen faktiskt sker.
Vilken metod skall man välja?
Vilken metod du ska välja beror på ditt företags behov och storlek:
- Fakturametoden är bäst om du har många fakturor och vill ha bättre koll på både inkomster och skulder. Den ger en tydlig överblick över obetalda fakturor och är obligatorisk för företag som omsätter över en viss summa (idag 3 miljoner SEK per år).
- Kontantmetoden är enklare och kräver mindre administration. Den passar små företag med färre transaktioner, där betalningar ofta sker direkt. Du bokför endast när pengar byter händer, vilket sparar tid.
Små företag med låg omsättning kan föredra kontantmetoden för enkelhetens skull, medan större företag eller de med komplex fakturahantering kan dra nytta av fakturametoden.
Fakturametoden
Fakturametoden har flera fördelar, särskilt för företag med större omsättning eller många transaktioner att bokföra. En stor fördel är att du får bättre koll på företagets ekonomi genom att bokföra både när fakturor skickas och när betalningar kommer in. Det ger en tydlig bild av dina kundfordringar och leverantörsskulder, vilket underlättar för att planera kassaflödet.
Nackdelen är att fakturametoden kan vara mer administrativt krävande, särskilt för småföretag. Du måste bokföra alla fakturor två gånger – när de skickas och när de betalas – vilket kan kännas tidskrävande om du har många transaktioner. Dessutom redovisar du moms redan när fakturan utfärdas, vilket innebär att du kan behöva betala moms innan du har fått in pengarna om kunden dröjer med betalningen.
Bra att tänka på
Det kan vara bra att veta att de flesta bokföringsprogram stödjer fakturametoden, vilket hjälper till att automatisera processen och minska det manuella arbetet. Om företaget har en omsättning över 3 miljoner SEK per år är det dessutom ett krav att använda fakturametoden.
Kontantmetoden
Kontantmetoden är enklare och mer flexibel än fakturametoden, vilket gör den populär bland småföretag och verksamheter med färre transaktioner. Den stora fördelen är att du bara behöver bokföra transaktioner när betalningar faktiskt sker, antingen när pengar kommer in eller går ut. Detta gör det lättare att hantera bokföringen utan att behöva hålla koll på obetalda fakturor, vilket sparar tid och minskar administrationen.
Nackdelen med kontantmetoden är att den inte ger samma överblick över kundfordringar och leverantörsskulder som fakturametoden. Eftersom du bara bokför betalningar, har du mindre insyn i företagets totala ekonomiska åtaganden vid en viss tidpunkt. Detta kan göra planeringen av kassaflödet lite mer utmanande. Kontantmetoden kan också vara mindre användbar för företag som snabbt växer eller har många kredittransaktioner, eftersom den inte hanterar fakturor på ett detaljerat sätt.
Bra att tänka på
En annan viktig aspekt är att kontantmetoden kan användas av företag med en årsomsättning under 3 miljoner SEK. Det gör den särskilt attraktiv för små verksamheter som vill undvika det extra administrativa arbetet som fakturametoden medför.
Bokför med fakturametoden: Steg för steg
Här är en korrekt guide för hur du bokför en faktura som du har skickat till en kund med fakturametoden.
Scenario
Du har skickat en faktura till en kund för en tjänst den 1 oktober 2024 på 10 000 SEK exklusive moms. Momsen är 25 % (2 500 SEK), vilket ger ett totalbelopp på 12 500 SEK. Kunden har ännu inte betalat fakturan.
Steg 1: Bokför när fakturan skickas
När du skickar fakturan måste du bokföra både försäljningen och momsen, även om du ännu inte har fått betalningen. Du bokför då en fordran på kunden.
- Datum: 2024-10-01
- Debet: Kundfordringar (1510) – 12 500 SEK (det totala fakturabeloppet)
- Kredit: Försäljningstjänster (3010) – 10 000 SEK (försäljningsbeloppet)
- Kredit: Utgående moms (2611) – 2 500 SEK (momsbeloppet)
Bokföringsexempel:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1510 Kundfordringar | 12 500 SEK | |
| 3010 Försäljningstjänster | 10 000 SEK | |
| 2611 Utgående moms | 2 500 SEK |
Detta steg innebär att du registrerar försäljningen och den fordran du nu har på kunden.
Steg 2: Bokför när betalningen kommer in
När kunden betalar fakturan den 15 oktober 2024, måste du bokföra betalningen. Nu minskar din fordran på kunden, och pengarna sätts in på ditt företagskonto.
- Datum: 2024-10-15
- Debet: Företagskonto (1930) – 12 500 SEK (det belopp du fått in)
- Kredit: Kundfordringar (1510) – 12 500 SEK (du minskar fordran eftersom betalningen är mottagen)
Bokföringsexempel:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1930 Företagskonto | 12 500 SEK | |
| 1510 Kundfordringar | 12 500 SEK |
Nu har du fått betalt och kan nolla din fordran på kunden. Ditt företagskonto ökar med det belopp kunden har betalat.
Viktigt att tänka på
- Med fakturametoden måste både försäljningen och momsen bokföras när fakturan skickas, inte när betalningen sker.
- Du måste hålla reda på vilka fakturor som är obetalda genom att bokföra kundfordringar.
Bokför med kontantmetoden: Steg för steg
Här är en kort guide för hur du bokför en faktura du har skickat till kund, men bokför enligt kontantmetoden. I kontantmetoden bokförs inga transaktioner förrän betalningen sker.
Scenario
Du skickar en faktura den 1 oktober 2024 på 10 000 SEK exklusive moms till en kund. Momsbeloppet är 25 % (2 500 SEK), vilket ger en total summa på 12 500 SEK. Kunden betalar den 15 oktober 2024.
Steg 1: Ingen bokföring när fakturan skickas
Med kontantmetoden bokför du inget när fakturan skickas, utan väntar tills betalningen faktiskt sker. Detta är den största skillnaden jämfört med fakturametoden, där bokföring sker direkt vid fakturering.
Steg 2: Bokför när betalningen kommer in
När kunden betalar fakturan den 15 oktober 2024, bokförs både försäljningen och momsen samtidigt, eftersom du nu har mottagit betalningen.
- Datum: 2024-10-15
- Debet: Företagskonto (1930) – 12 500 SEK (det belopp som kommit in)
- Kredit: Försäljningstjänster (3010) – 10 000 SEK (försäljningsbeloppet)
- Kredit: Utgående moms (2611) – 2 500 SEK (momsbeloppet)
Bokföringsexempel:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1930 Företagskonto | 12 500 SEK | |
| 3010 Försäljningstjänster | 10 000 SEK | |
| 2611 Utgående moms | 2 500 SEK |
Viktigt att tänka på
- Med kontantmetoden bokförs affärshändelser först när betalning sker, vilket förenklar bokföringen för små företag.
- Det är ett mer direkt sätt att hålla koll på kassaflödet, eftersom du endast registrerar pengar som faktiskt byter händer.
- Moms redovisas och betalas till Skatteverket i samma period som betalningen sker, vilket innebär att du inte betalar moms på obetalda fakturor.
Kan man byta mellan kontant och fakturametoden?
Ja, du kan byta mellan kontantmetoden och fakturametoden, men det finns vissa regler och förutsättningar att tänka på. Om ditt företag växer och din omsättning överstiger 3 miljoner SEK per år, är det obligatoriskt att byta till fakturametoden enligt Skatteverkets regler. Du kan också frivilligt byta till fakturametoden om du tycker att den passar bättre för din verksamhet, även om din omsättning är lägre.
Om du vill byta tillbaka från fakturametoden till kontantmetoden (för företag med en omsättning under 3 miljoner SEK), krävs det att du begär tillstånd från Skatteverket. Byten bör normalt ske vid ett nytt räkenskapsår, eftersom bokföringsmetoden påverkar hela företagets redovisning och momsrapportering.
Sammanfattning
Vi på billigtbokföringsprogram.se hoppas denna artikel och faktura och kontantmetoden har hjälpt dig att förstå skillnaden mellan de två. Vi hoppas även att du kan göra ett korrekt val för ditt företag. Lycka till!
