Verifikation inom bokföring: Vad är det?

När vi pratar om bokföring är en av de viktigaste byggstenarna verifikationen. Men vad är egentligen en verifikation, och varför är den så viktig? Enkelt förklarat är det ett bevis på att en affärshändelse har ägt rum, till exempel ett kvitto eller en faktura. I den här artikeln går vi grundligt igenom vad en verifikation är, varför den behövs och hur du hanterar dem i din bokföring.

Vad är en verifikation?

En verifikation är ett underlag som visar att en affärshändelse har ägt rum.

Det kan vara ett kvitto, en faktura, ett kontoutdrag eller ett annat dokument som bevisar att pengar har betalats eller mottagits. Verifikationen innehåller viktig information som datum, belopp och en beskrivning av vad transaktionen gäller. I bokföring är verifikationer avgörande eftersom de fungerar som bevis på att alla transaktioner är korrekta och kan spåras tillbaka om det skulle behövas.

När skapas det en verifikation?

En verifikation skapas varje gång en affärshändelse sker i ditt företag. Det kan vara händelser som:

Varje gång pengar rör sig in eller ut ur företaget, eller när det sker en annan typ av ekonomisk förändring, ska en verifikation upprättas. Detta underlag dokumenterar händelsen och blir en del av bokföringen, vilket gör det möjligt att följa upp och kontrollera företagets ekonomi.

Skapas verifikationen automatiskt när man bokför?

I många moderna bokföringsprogram som Visma eEkonomi, Bjorn Lunden och Bokio skapas verifikationen automatiskt när du bokför en affärshändelse. Till exempel, om du registrerar en försäljning eller betalning i systemet, genereras en verifikation med all nödvändig information, såsom datum, belopp och en beskrivning av händelsen. Du behöver då inte skapa den manuellt.

Men om du bokför för hand eller använder ett enklare system, måste du själv skapa verifikationen och se till att alla detaljer stämmer.

Vart hittar man sina verifikationer?

Generellt sett kan du hitta verifikationer i ditt bokföringsprogram genom att navigera till en sektion som ofta heter “Verifikationer” eller “Bokföring”. I de flesta bokföringsprogram finns en lista över alla verifikationer som har skapats, och du kan filtrera eller söka efter specifika transaktioner baserat på datum, belopp eller verifikationsnummer. Ofta sparas verifikationerna tillsammans med tillhörande dokument, som fakturor eller kvitton, så att du enkelt kan kontrollera och granska dem.

För Visma eEkonomi

I Visma eEkonomi kan du hitta dina verifikationer genom att gå till fliken Bokföring i huvudmenyn och sedan välja Verifikationer. Där får du en lista över alla verifikationer, med möjlighet att filtrera efter olika perioder, dokumenttyper och verifikationsserier. Du kan också se detaljer som verifikationsnummer, beskrivning, dokumenttyp, bokföringsdatum och belopp för varje affärshändelse.

I bilden ovan visas en översikt där du kan välja en verifikation genom att klicka på verifikationsnumret (t.ex. A112), vilket tar dig till detaljerad information om just den affärshändelsen.

Kontera verifikation

Att kontera verifikationer innebär att du bokför en affärshändelse genom att registrera den på rätt konton i företagets bokföring. Varje verifikation måste tilldelas minst ett debet- och ett kreditkonto, beroende på vad som hänt i transaktionen. Konteringen ser till att affärshändelsen registreras korrekt i bokföringen, vilket är avgörande för att företaget ska ha rätt balans mellan tillgångar, skulder, intäkter och kostnader.

Exempel på hur du konterar en verifikation

Om du till exempel har köpt kontorsmaterial för 500 kr (inklusive moms), skulle konteringen kunna se ut så här:

Konto	Kontonamn	Debet	Kredit
2641	Ingående moms	100 kr
5410	Förbrukningsinventarier	400 kr
1930	Företagskonto		500 kr

Sammanfattning

Som sagt så är en verifikation är ett underlag som visar att en affärshändelse har ägt rum. De skapas varje gång man bokför och är viktiga att ha koll på. Vi på billigtbokföringsprogram.se hoppas att ni haft nytta av vår artikel om vad en verifikation är och hur de används. Lycka till med bokföringen!